Datenschutzrichtlinie

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit deinen personenbezogenen Daten passiert, wenn du diese Website besuchst. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnimmst du unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten kannst du dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir deine Daten?

Deine Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass du uns diese mitteilst. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die du in ein Kontaktformular eingibst. Andere Daten werden automatisch oder nach deiner Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald du diese Website betrittst.

Wofür nutzen wir deine Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse deines Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte hast du bezüglich deiner Daten?

Du hast jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck deiner gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Du hast außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn du eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt hast, kannst du diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem hast du das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht dir ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz kannst du dich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Externes Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers umfasst.

Unser Hoster wird deine Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

Wir setzen folgenden Hoster ein: Amazon Web Services (AWS). Anbieter ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg.

Details entnimmst du der Datenschutzerklärung von AWS: https://aws.amazon.com/de/privacy/.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz deiner persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln deine personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn du diese Website benutzt, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Stellar Tourism Innovations GmbH
Torstrasse 105-107
10119 Berlin

Telefon: +49 30 41738487
E-Mail: hello@myxentra.com

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Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben deine personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn du ein berechtigtes Löschersuchen geltend machst oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufst, werden deine Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung deiner personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern du in die Datenverarbeitung eingewilligt hast, verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern du in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in dein Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt hast, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind deine Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir deine Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir deine Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Widerruf deiner Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung möglich. Du kannst eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HAST DU JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS DEINER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG DEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNIMMST DU DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN DU WIDERSPRUCH EINLEGST, WERDEN WIR DEINE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE DEINE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN DEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HAST DU DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG DICH BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN DU WIDERSPRICHST, WERDEN DEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, Daten, die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an dich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern du die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangst, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die du an uns als Seitenbetreiber sendest, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in deiner Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die du an uns übermittelst, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Du hast im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über deine gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten kannst du dich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu kannst du dich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn du die Richtigkeit deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreitest, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung hast du das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, kannst du statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, du sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigst, hast du das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn du einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hast, muss eine Abwägung zwischen deinen und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, hast du das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.

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4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies". Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf deinem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf deinem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende deines Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf deinem Endgerät gespeichert, bis du diese selbst löschst oder eine automatische Löschung durch deinen Webbrowser erfolgt.

Teilweise können auch Cookies von Drittunternehmen auf deinem Endgerät gespeichert werden, wenn du unsere Seite betrittst (Third-Party-Cookies). Diese ermöglichen uns oder dir die Nutzung bestimmter Dienstleistungen des Drittunternehmens (z. B. Cookies zur Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen).

Cookies haben verschiedene Funktionen. Zahlreiche Cookies sind technisch notwendig, da bestimmte Websitefunktionen ohne diese nicht funktionieren würden (z. B. die Warenkorbfunktion oder die Anzeige von Videos). Andere Cookies dienen dazu, das Nutzerverhalten auszuwerten oder Werbung anzuzeigen.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Bereitstellung bestimmter, von dir erwünschter Funktionen (z. B. für die Warenkorbfunktion) oder zur Optimierung der Website (z. B. Cookies zur Messung des Webpublikums) erforderlich sind (notwendige Cookies), werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von notwendigen Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies und vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Du kannst deinen Browser so einstellen, dass du über das Setzen von Cookies informiert wirst und Cookies nur im Einzelfall erlaubst, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließt sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivierst. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Soweit Cookies von Drittunternehmen oder zu Analysezwecken eingesetzt werden, werden wir dich hierüber im Rahmen dieser Datenschutzerklärung gesondert informieren und ggf. eine Einwilligung abfragen.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die dein Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

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Kontaktformular

Wenn du uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lässt, werden deine Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von dir dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne deine Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern deine Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von dir im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis du uns zur Löschung aufforderst, deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung deiner Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktierst, wird deine Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung deines Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne deine Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern deine Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde.

Die von dir an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis du uns zur Löschung aufforderst, deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung deines Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

5. Soziale Medien

Social-Media-Elemente mit Shariff

Auf dieser Website werden Elemente von sozialen Medien verwendet (z. B. Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, XING, LinkedIn, Tumblr).

Wenn du einen unserer Social-Media-Auftritte (z. B. Facebook) besuchst, ist der Betreiber der Social-Media-Plattform für die dort stattfindende Datenverarbeitung verantwortlich. Wir weisen darauf hin, dass deine Daten dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden können und es in diesen Ländern ggf. kein vergleichbares Datenschutzniveau gibt.

Datenverarbeitung durch soziale Netzwerke im Detail

Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken. Die im Einzelnen von uns genutzten sozialen Netzwerke findest du weiter unten. Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter etc. können dein Nutzerverhalten in der Regel umfassend analysieren, wenn du deren Website oder eine Website mit integrierten Social-Media-Inhalten besuchst. Durch den Besuch unserer Social-Media-Präsenzen werden zahlreiche datenschutzrelevante Verarbeitungsvorgänge ausgelöst.

Im Einzelnen: Wenn du in deinem Social-Media-Account eingeloggt bist und unsere Social-Media-Präsenz besuchst, kann der Betreiber des Social-Media-Portals diesen Besuch deinem Benutzerkonto zuordnen. Deine personenbezogenen Daten können unter Umständen aber auch dann erfasst werden, wenn du nicht eingeloggt bist oder keinen Account beim jeweiligen Social-Media-Portal besitzt. Diese Datenerfassung erfolgt in diesem Fall beispielsweise über Cookies, die auf deinem Endgerät gespeichert werden, oder durch Erfassung deiner IP-Adresse.

Mit Hilfe der so erfassten Daten können die Betreiber der Social-Media-Portale Nutzerprofile erstellen, in denen deine Präferenzen und Interessen hinterlegt sind. Auf diese Weise kann dir interessenbezogene Werbung in- und außerhalb der jeweiligen Social-Media-Präsenz angezeigt werden. Sofern du über einen Account beim jeweiligen sozialen Netzwerk verfügst, kann die interessenbezogene Werbung auf allen Geräten angezeigt werden, auf denen du eingeloggt bist oder eingeloggt warst.

Bitte beachte außerdem, dass wir nicht alle Verarbeitungsprozesse auf den Social-Media-Portalen nachvollziehen können. Je nach Anbieter können daher ggf. weitere Verarbeitungsvorgänge von den Betreibern der Social-Media-Portale durchgeführt werden. Details hierzu entnimmst du den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Social-Media-Portale.

Rechtsgrundlage

Unsere Social-Media-Auftritte sollen eine möglichst umfassende Präsenz im Internet gewährleisten. Hierbei handelt es sich um ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die von den sozialen Netzwerken initiierten Analyseprozesse beruhen ggf. auf abweichenden Rechtsgrundlagen, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke anzugeben sind (z. B. Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Verantwortlicher und Geltendmachung von Rechten

Wenn du einen unserer Social-Media-Auftritte besuchst, sind wir gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattform für die bei diesem Besuch ausgelösten Datenverarbeitungsvorgänge verantwortlich. Du kannst deine Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde) grundsätzlich sowohl ggü. uns als auch ggü. dem Betreiber des jeweiligen Social-Media-Portals geltend machen.

Bitte beachte, dass wir trotz der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit den Social-Media-Portal-Betreibern nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der Social-Media-Portale haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Social-Media-Präsenz erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald du uns zur Löschung aufforderst, deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf deinem Endgerät, bis du sie löschst. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insb. Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer deiner Daten, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informiere dich bitte direkt bei den Betreibern der sozialen Netzwerke (z. B. in deren Datenschutzerklärung, s. u.).

7. Newsletter

Newsletterdaten

Wenn du den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchtest, benötigen wir von dir eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass du der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse bist und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden bist. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.

Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters kannst du jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen"-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von dir zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu deiner Austragung aus dem Newsletter bei uns bzw. dem Newsletterdiensteanbieter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters oder nach Zweckfortfall aus der Newsletterverteilerliste gelöscht. Wir behalten uns vor, E-Mail-Adressen aus unserem Newsletterverteiler nach eigenem Ermessen im Rahmen unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu löschen oder zu sperren.

Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt.

Nach deiner Austragung aus der Newsletterverteilerliste wird deine E-Mail-Adresse bei uns bzw. dem Newsletterdiensteanbieter ggf. in einer Blacklist gespeichert, sofern dies zur Verhinderung künftiger Mailings erforderlich ist. Die Daten aus der Blacklist werden nur für diesen Zweck verwendet und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Dies dient sowohl deinem Interesse als auch unserem Interesse an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern (berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Speicherung in der Blacklist ist zeitlich nicht befristet. Du kannst der Speicherung widersprechen, sofern deine Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

8. Plugins und Tools

YouTube mit erweitertem Datenschutz

Diese Website bindet Videos der Website YouTube ein. Betreiber der Seiten ist die Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Dieser Modus bewirkt laut YouTube, dass YouTube keine Informationen über die Besucher auf dieser Website speichert, bevor diese sich das Video ansehen. Die Weitergabe von Daten an YouTube-Partner wird durch den erweiterten Datenschutzmodus hingegen nicht zwingend ausgeschlossen. So stellt YouTube – unabhängig davon, ob du dir ein Video ansiehst – eine Verbindung zum Google DoubleClick-Netzwerk her.

Sobald du ein YouTube-Video auf dieser Website startest, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten du besucht hast. Wenn du in deinem YouTube-Account eingeloggt bist, ermöglichst du YouTube, dein Surfverhalten direkt deinem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies kannst du verhindern, indem du dich aus deinem YouTube-Account ausloggst.

Des Weiteren kann YouTube nach Starten eines Videos verschiedene Cookies auf deinem Endgerät speichern oder vergleichbare Wiedererkennungstechnologien (z. B. Device-Fingerprinting) einsetzen. Auf diese Weise kann YouTube Informationen über Besucher dieser Website erhalten. Diese Informationen werden u. a. verwendet, um Videostatistiken zu erfassen, die Anwenderfreundlichkeit zu verbessern und Betrugsversuchen vorzubeugen.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube findest du in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Google Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt dein Browser die benötigten Web Fonts in deinen Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Zu diesem Zweck muss der von dir verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über deine IP-Adresse diese Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der einheitlichen Darstellung des Schriftbildes auf seiner Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wenn dein Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von deinem Computer genutzt.

.s8FontsLinkBefore https://developers.google.com/fonts/faq .s8FontsLinkMid https://policies.google.com/privacy?hl=de.

9. eCommerce und Zahlungsanbieter

Verarbeiten von Kunden- und Vertragsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme dieser Website (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Datenübermittlung bei Vertragsschluss für Dienstleistungen und digitale Inhalte

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa an das mit der Zahlungsabwicklung beauftragte Kreditinstitut.

Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn du der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hast. Eine Weitergabe deiner Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Zahlungsdienste

Wir binden Zahlungsdienste von Drittunternehmen auf unserer Website ein. Wenn du einen Kauf bei uns tätigst, werden deine Zahlungsdaten (z. B. Name, Zahlungssumme, Kontoverbindung, Kreditkartennummer) vom Zahlungsdienstleister zum Zwecke der Zahlungsabwicklung verarbeitet. Für diese Transaktionen gelten die jeweiligen Vertrags- und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter. Der Einsatz der Zahlungsdienstleister erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) sowie im Interesse eines möglichst reibungslosen, komfortablen und sicheren Zahlungsvorgangs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit für bestimmte Handlungen deine Einwilligung abgefragt wird, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung; Einwilligungen sind jederzeit für die Zukunft widerrufbar.

Stripe

Anbieter ist die Stripe Payments Europe Ltd, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details findest du hier: https://stripe.com/de/privacy.

Details entnimmst du der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy.

Chekin Soluciones Digitales

Für die digitale Gästeregistrierung und Identitätsprüfung nutzen wir den Dienst von Chekin Soluciones Digitales S.L., Avda. República Argentina, 24 – 7, 41011 Sevilla, Spanien.

Im Rahmen der Nutzung von Chekin werden folgende Daten verarbeitet: Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweisdaten (Dokumentennummer, Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Ausstellungsland), Aufenthaltsdauer, Adressdaten sowie ggf. Foto des Ausweisdokuments.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung – z. B. Meldepflicht nach dem Bundesmeldegesetz bzw. entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften).

Den Datenschutzbeauftragten von Chekin erreichst du unter: dpo@chekin.com

Weitere Details entnimmst du der Datenschutzerklärung von Chekin: https://chekin.com/en/privacy-policy/.

10. Audio- und Videokonferenzen

Datenverarbeitung

Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn du mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizierst, werden deine personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die du zur Nutzung der Tools bereitstellst/einsetzt (E-Mail-Adresse und/oder deine Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen" im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/Sofortnachrichten, Voicemails, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachte, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald du uns zur Löschung aufforderst, deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf deinem Endgerät, bis du sie löschst. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer deiner Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informiere dich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

11. Drittanbieter-Dienste

Supabase

Wir nutzen Supabase (Supabase Inc., USA) als Backend-Infrastruktur. Die Datenbank wird auf AWS in der Region eu-central-1 (Frankfurt) gehostet.

Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und bei Übertragung verschlüsselt (TLS 1.2+).

Twilio (SMS-Versand)

Für den SMS-Versand an Gäste nutzen wir Twilio Inc. (USA). Telefonnummer und Nachrichteninhalt werden übermittelt.

Datenschutzerklärung von Twilio: https://www.twilio.com/legal/privacy.

Resend (E-Mail-Versand)

Für den E-Mail-Versand nutzen wir Resend Inc. (USA). E-Mail-Adresse, Name und Nachrichteninhalt werden übermittelt.

Google Gemini (KI-Verarbeitung)

Für KI-gestützte Funktionen nutzen wir die Google Gemini API. Personenbezogene Daten werden vor der Übermittlung anonymisiert.

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Channex (Channel-Manager)

Für die Synchronisierung von Buchungen nutzen wir Channex Ltd. (EU). Buchungsdaten werden übermittelt.

Seam (Smart-Lock-Integration)

Für Smart Locks nutzen wir Seam Labs Inc. (USA). Es werden keine personenbezogenen Gastdaten übermittelt.

Chargebee (Abo-Verwaltung)

Für Abo-Verwaltung nutzen wir Chargebee Inc. (USA). Kontodaten und Zahlungsinformationen werden übermittelt.

11. Eigene Dienste

Umgang mit Bewerberdaten

Wir bieten dir die Möglichkeit, dich bei uns zu bewerben (z. B. per E-Mail, postalisch oder via Online-Bewerberformular). Im Folgenden informieren wir dich über Umfang, Zweck und Verwendung deiner im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten. Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung deiner Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und deine Daten streng vertraulich behandelt werden.

Umfang und Zweck der Datenerhebung

Wenn du uns eine Bewerbung zukommen lässt, verarbeiten wir deine damit verbundenen personenbezogenen Daten (z. B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen etc.), soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG nach deutschem Recht (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (allgemeine Vertragsanbahnung) und – sofern du eine Einwilligung erteilt hast – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Deine personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung deiner Bewerbung beteiligt sind.

Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die von dir eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

Aufbewahrungsdauer der Daten

Sofern wir dir kein Stellenangebot machen können, du ein Stellenangebot ablehnst oder deine Bewerbung zurückziehst, behalten wir uns das Recht vor, die von dir übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zu 6 Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.

Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn du eine entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erteilt hast oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

In welcher Rolle wir Daten verarbeiten

Für die Daten unserer Kundinnen und Kunden – also der Gastgeber, die Xentra nutzen – sowie für Interessenten und Besucher unserer Website sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Diese Erklärung beschreibt genau diese Verarbeitung.

Die Daten der Gäste, Eigentümer und Dienstleister unserer Kunden verarbeiten wir dagegen ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Gastgebers. Verantwortlicher ist dort der Gastgeber; Grundlage ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn du Gast bist und wissen möchtest, was mit deinen Daten geschieht, wende dich bitte an deinen Gastgeber – wir leiten Anfragen weiter, dürfen sie aber nicht eigenständig beantworten.

Hosting und technische Infrastruktur

Die Anwendung, die Gästeseiten und die Buchungsstrecke werden von Vercel Inc. (USA) ausgeliefert; dabei fallen Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse an. Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher und Serverfunktionen laufen bei Supabase Inc. auf Servern in Frankfurt am Main. Rechnungs-PDFs und elektronische Rechnungsformate erzeugt ein von uns betriebener Dienst bei Google Cloud in Frankfurt am Main. Updates unserer mobilen App werden über Capgo (Digital Shift OÜ, Estland) ausgeliefert; dabei werden Geräte- und Versionsangaben übertragen.

KI-gestützte Funktionen

Für KI-Funktionen setzen wir zwei Anbieter ein: Google LLC (Gemini API) und Anthropic PBC, beide mit Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Verarbeitet werden je nach Funktion Textentwürfe, Gästenachrichten, Sprachnachrichten, hochgeladene Dokumente, Objekt- und Buchungsdaten sowie Konversationen mit unserem Assistenten. Beide Anbieter verwenden die übermittelten Daten vertraglich nicht zum Training ihrer Modelle.

Eine ausführliche Übersicht darüber, welche Funktion welche Daten an welchen Anbieter sendet, findest du im KI-Datenschutzhinweis unter „KI-Datenschutz". Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und effizienten Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beziehungsweise die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); wo eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir sie gesondert ein.

Gästekommunikation, Übersetzung und Sprachnachrichten

Nachrichten zwischen Gastgebern und Gästen laufen je nach Kanal über Resend (E-Mail), Twilio (SMS und WhatsApp), die WhatsApp Business Platform von Meta Platforms Ireland, einen Übertragungsdienst unseres Partners HostU oder über die Postfächer der angebundenen Buchungsportale. Inhalt, Absender, Empfänger und Zeitpunkt werden dabei an den jeweiligen Anbieter übermittelt und in Xentra gespeichert. Beim Übertragungsdienst von HostU werden die Inhalte nach Angaben des Anbieters dort nach 48 Stunden gelöscht.

Ist die automatische Übersetzung aktiviert, wird der Inhalt ein- und ausgehender Nachrichten zur Übersetzung an unseren KI-Anbieter übermittelt; die Übersetzung wird zusammen mit dem Original gespeichert. Sprachnachrichten werden zur Verschriftlichung an denselben Anbieter übermittelt; das Transkript wird bei der Nachricht gespeichert. Beides lässt sich in den Einstellungen abschalten.

Check-in, Meldewesen und Kurtaxe

Im Auftrag unserer Kunden übermitteln wir Melde- und Gästedaten an die Portale und Stellen, die der jeweilige Gastgeber ausgewählt hat: Chekin S.L. (Spanien), AVS GmbH (Deutschland), Feratel Media Technologies AG (Österreich), WINTOP (Deutschland/Österreich) sowie an das spanische Meldesystem SES Hospedajes des Innenministeriums. Übermittelt werden je nach Ziel Namen, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeit, Anschriften, Ausweisdaten, Reisedaten und Unterschriften. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Gastgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Ausweisnummern erheben wir nur, soweit das melderechtlich zulässig ist; nach deutschem Melderecht betrifft das ausschließlich ausländische Gäste. Die Übertragungsprotokolle zu den Meldeportalen enthalten den vollständigen Meldedatensatz und werden 30 Tage nach bestätigter Übermittlung automatisch von diesen Inhalten befreit. Eine Identitätsprüfung anhand eines Ausweisdokuments findet nur statt, wenn der Gastgeber sie ausdrücklich aktiviert; sie wird von Stripe durchgeführt.

Zugangssysteme und Zutrittsprotokolle

Hat ein Gastgeber ein Schließsystem angebunden, übermitteln wir an dessen Hersteller die Angaben, die zur Vergabe eines Zugangscodes nötig sind – typischerweise eine Bezeichnung des Codes (oft der Gastname), den Gültigkeitszeitraum und die Gerätekennung. Beteiligte Anbieter sind Nuki (Österreich), Tedee (Polen), Salto (Spanien), Seam und Ring (USA), TTLock (China), igloohome (Singapur) und SwitchBot (Hongkong). Für Anbieter außerhalb des EWR bestehen Standardvertragsklauseln.

Ereignisse einzelner Schlösser – etwa wann mit welchem Code oder auf welchem Weg eine Tür geöffnet wurde – rufen wir bei einigen Herstellern ab und speichern sie im Konto des Gastgebers, damit dort ein Protokoll über einen längeren Zeitraum einsehbar bleibt. Ebenso protokollieren wir, wann ein geteilter Türlink von wem geöffnet wurde. Verantwortlich für diese Protokolle und für die Information der betroffenen Personen ist der Gastgeber.

Mobile App und Push-Benachrichtigungen

Nutzt du unsere App oder aktivierst du Benachrichtigungen im Browser, speichern wir eine Gerätekennung (Push-Token) zusammen mit deinem Konto. Die Zustellung erfolgt über den Apple Push Notification service (Apple Distribution International, Irland) beziehungsweise Firebase Cloud Messaging (Google Ireland). Übertragen werden dabei die Kennung sowie Titel und Text der Benachrichtigung, der Namen oder Nachrichtenauszüge enthalten kann. Du kannst Benachrichtigungen jederzeit im Gerät oder in den Einstellungen abschalten; das Token wird dann gelöscht.

Die App bittet um Zugriff auf Kamera und Fotomediathek, damit Ausweisdokumente und Fotos für den Check-in oder für Aufgaben erfasst werden können. Der Zugriff erfolgt nur nach deiner Freigabe und nur in dem Moment, in dem du eine solche Funktion nutzt. Du kannst die Berechtigung in den Systemeinstellungen jederzeit entziehen.

Fehlerdiagnose und Betriebssicherheit

Tritt ein Fehler auf, erzeugen wir einen Fehlerbericht und übermitteln ihn an Sentry (Functional Software Inc.). Ein solcher Bericht enthält die Fehlermeldung, die betroffene Funktion und Kennungen wie Nutzer-, Buchungs- oder Verbindungs-ID; bekannte Zugangsdaten werden vorher entfernt. Zweck ist ausschließlich, Störungen zu erkennen und zu beheben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Support, Bildschirmaufnahmen und Kontozugriff

Wenn du uns ein Problem meldest, kannst du dabei einen Screenshot oder eine Bildschirmaufzeichnung – auf Wunsch mit Ton – erstellen. Wir speichern dazu technische Begleitdaten: die letzten Konsolenmeldungen, Netzwerkanfragen und Fehler deiner Sitzung, deine Kennung, die Fenstergröße und die Programmversion. Solche Aufzeichnungen löschen wir nach 30 Tagen, sofern wir sie nicht für die Bearbeitung eines noch offenen Falls länger benötigen.

Zur Bearbeitung von Supportfällen können unsere Mitarbeitenden vorübergehend in dein Konto wechseln und dort sehen, was du siehst. Solche Sitzungen sind zeitlich begrenzt, werden protokolliert und im Konto sichtbar gekennzeichnet. Wir nutzen sie nur anlassbezogen, nicht zur Beobachtung.

Termine, Beratungsgespräche und Gesprächsprotokolle

Termine für Beratungs-, Onboarding- und Feedbackgespräche buchst du über Cal.com (EU-Instanz); dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Zeitzone und der gewünschte Termin verarbeitet. Termine spiegeln wir in unseren Unternehmenskalender bei Google.

Videogespräche mit uns können aufgezeichnet und automatisiert verschriftlicht werden; dafür setzen wir Fireflies.ai Inc. (USA) ein. Aus dem Transkript erstellen wir mit Hilfe eines KI-Anbieters eine Zusammenfassung und legen sie beim jeweiligen Kunden- oder Interessentenkontakt ab. Wir weisen zu Beginn eines Gesprächs auf die Aufzeichnung hin. Du kannst ihr jederzeit widersprechen; das Gespräch findet dann ohne Aufzeichnung statt. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Interne Arbeitswerkzeuge

Für die interne Bearbeitung nutzen wir Slack (Salesforce Inc., USA) für Benachrichtigungen zu neuen Konten und Abrechnungsereignissen sowie Linear (USA) für die Bearbeitung von Fehlern und Verbesserungswünschen. Dabei können Name, E-Mail-Adresse, Objektangaben und Auszüge aus Supportanfragen oder Fehlerberichten verarbeitet werden. Wir beschränken diese Übermittlungen auf das für die Bearbeitung Erforderliche.

Buchhaltung, Steuer und Rechnungsübermittlung

Auf Wunsch des Gastgebers übergeben wir Rechnungsbelege an Lexware Office (Haufe-Lexware, Deutschland) und übermitteln elektronische Rechnungen für Italien über Fatture in Cloud an das staatliche Austauschsystem SdI. Zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern fragen wir das MIAS-Verfahren der Europäischen Kommission ab und speichern das Ergebnis. Abonnement- und Provisionsabrechnung laufen über Chargebee, Zahlungen über Stripe.

Von Dritten geladene Inhalte

Auf einzelnen Seiten – insbesondere auf Gästeseiten, im Online-Check-in und im Buchungswidget – werden Inhalte von fremden Servern geladen. Dabei erfährt der jeweilige Anbieter deine IP-Adresse und technische Angaben zu Browser und Gerät. Betroffen sind Schriftarten von Google Fonts, Kartenkacheln von CARTO, das Check-in-Modul von Chekin, Bildmaterial von Unsplash, eingebettete Videos von YouTube und Vimeo sowie – falls der Gastgeber das eingerichtet hat – ein Bewertungs-Widget von Trustindex.

Herkunft deiner Registrierung

Registrierst du dich, speichern wir zusätzlich, über welchen Weg du zu uns gekommen bist: die verweisende Adresse und – sofern vorhanden – Kampagnenparameter in der aufgerufenen Adresse. Wir nutzen das ausschließlich, um zu verstehen, welche unserer Maßnahmen wirken. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Ausrichtung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Gästeseiten, Websites und Buchungswidget unserer Kunden

Ruft ein Gast eine Gästeseite, eine mit Xentra erstellte Website oder ein Buchungswidget auf, ist der jeweilige Gastgeber Verantwortlicher für diese Seite; wir stellen sie in seinem Auftrag bereit. Für den Betrieb der Seite verarbeiten wir Verbindungsdaten und – bei einer Buchung oder Anfrage – die eingegebenen Kontakt- und Buchungsdaten. Impressum und Datenschutzerklärung einer solchen Seite verantwortet der Gastgeber; von uns bereitgestellte Vorlagen sind unverbindliche Muster.

Schnittstelle und ausgehende Webhooks

Richtet ein Gastgeber einen Schnittstellenzugang oder einen ausgehenden Webhook ein, übermitteln wir auf seine Weisung Daten aus seinem Konto an das von ihm bestimmte Zielsystem – darunter Buchungs-, Kontakt- und Rechnungsdaten seiner Gäste. Empfänger und Zweck bestimmt allein der Gastgeber. Zugriffe auf die Schnittstelle protokollieren wir zur Missbrauchserkennung und löschen die Protokolle nach 30 Tagen.

Automatisierte Abläufe und Entscheidungen

Einige Abläufe laufen ohne Zutun eines Menschen: der Versand von Nachrichten und KI-Antworten an Gäste, die Vergabe und Löschung von Zugangscodes, das Zurückhalten eines Zugangscodes, solange Check-in-Pflichten offen sind, die Autorisierung einer Kaution vor der Abreise, Zahlungserinnerungen zur Kurtaxe und das Veröffentlichen einer Gästebewertung. Ob und wie diese Abläufe greifen, entscheidet der jeweilige Gastgeber über seine Einstellungen.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, treffen wir nicht. Ein Profiling zu Werbezwecken findet nicht statt.

Wie lange wir Daten speichern

Grundsätzlich speichern wir Daten so lange, wie das Konto besteht und es für den Zweck erforderlich ist, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – für steuerlich relevante Unterlagen in Deutschland in der Regel acht bis zehn Jahre. Für einzelne Datenarten gelten kürzere, technisch durchgesetzte Fristen:

• Meldedaten in den Übertragungsprotokollen an Meldeportale: 30 Tage nach bestätigter Übermittlung
• Bildschirm- und Tonaufzeichnungen aus dem Support: 30 Tage
• Protokolle der Schnittstelle, eingehender Webhooks und Synchronisationen: 30 Tage
• Ausführungsprotokolle geplanter Hintergrundaufgaben: 7 Tage
• Push-Kennungen: bis zum Abschalten der Benachrichtigungen oder zur Abmeldung des Geräts

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